Asystent/ka Działu Księgowości/ Finance Operations Assistant

Job description

Twój zakres obowiązków

Dołącz do naszego zespołu księgowości – szukamy wsparcia tymczasowego!
Podzielimy się doświadczeniem, wiedzą i narzędziami, a Ty rozwiniesz się w poniższych obszarach:

Faktury i zarządzanie wydatkami

- Przygotowanie raportów wydatków pracowników, w tym kosztów podróży służbowych dla Polski i innych podmiotów w regionie EMEA.
- Weryfikacja i rozliczanie wydatków związanych z krajowymi i międzynarodowymi podróżami służbowymi.
- Analiza i uzgadnianie kosztów podróży służbowych.
- Weryfikacja zgodności i kompletności przedłożonej dokumentacji.
- Pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla zapytań pracowników związanych z raportami wydatków i zapewnienie zgodności z wewnętrznymi zasadami.
- Udzielanie wskazówek i wsparcia pracownikom w zakresie przepływów pracy związanych z raportowaniem wydatków.
- Pomoc w uzgadnianiu płatności kartą kredytową.
- Przetwarzanie faktur przychodzących dla kilku podmiotów (Polska i EMEA), w tym kodowanie, kierowanie do zatwierdzenia, przesyłanie do płatności i archiwizacja.
- Monitorowanie i korygowanie błędów generowanych przez zautomatyzowane obiegi faktur i wydatków; współpraca z zespołem ds. ciągłego doskonalenia w celu rozwiązywania powtarzających się problemów.

Zarządzanie dostawcami

- Koordynowanie tworzenia i odblokowywania dostawców w systemach księgowych, w tym weryfikacja istniejących zapisów i gromadzenie wymaganej dokumentacji (np. potwierdzeń bankowych, kontroli białej listy dla polskich dostawców).
- Współpraca z odpowiednimi działami w celu zapewnienia terminowej konfiguracji i aktywacji dostawców.
- Kontakt z działem zaopatrzenia w celu usprawnienia procesów związanych z dostawcami.
-Rozwiązanie problemu nieefektywnych polityk blokowania dostawców i wsparcie ich reaktywacji.

Płatności

- Pobieranie codziennych wyciągów bankowych i dostarczanie ich interesariuszom.
- Inicjowanie i weryfikowanie przelewów bankowych, w tym transakcji podzielonej płatności i płatności ustawowych.
- Zapewnienie zgodności z wymogami polskiej białej listy podatników dla płatności wychodzących.

Doskonalenie procesów i współpraca

- Współpraca z zespołem ds. ciągłego doskonalenia w celu usprawnienia przepływów pracy i automatyzacji zakupów i raportów wydatków.
- Współpraca z działem finansowym w celu zapewnienia terminowego i dokładnego księgowania dokumentów w lokalnych systemach księgowych.
- Wspieranie działań związanych z zamknięciem miesiąca, w tym koordynacja rozliczeń międzyokresowych faktur z interesariuszami biznesowymi.

Requirements

Nasze wymagania

• Wykształcenie średnie lub tytuł licencjata w dziedzinie finansów, rachunkowości lub pokrewnej.
• Co najmniej rok doświadczenia zawodowego w zakresie zobowiązań, operacji finansowych lub na stanowisku związanym z rozliczaniem kosztów podróży służbowych.
• Biegła znajomość języka angielskiego (minimum B2); bardzo dobra znajomość języka polskiego.
• Praktyczna znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel.
• Dbałość o szczegóły i umiejętności organizacyjne.
• Proaktywny i zorientowany na rozwiązania sposób myślenia z naciskiem na optymalizację procesów.
• Umiejętność pracy z różnymi systemami (np. CODA, Jaegger); znajomość systemu Concur będzie dodatkowym atutem.